Parlons mobilité, parlons ERP ! Et si l’on rendait mobile une des applications web essentielles de votre entreprise ? Quelles optimisations sont nécessaires pour quels gains ?

Les ERP : non adaptés à la mobilité

Vous êtes nombreux à être déjà équipés d’ERP dans vos sociétés. Alors, bien que chaque ERP soit différent, ces logiciels regroupent souvent des fonctionnalités similaires, telles que la gestion RH, gestion comptable, gestion des facturations, gestion commerciale, etc.

Les ERP sont le noyau dur du système d’informations des entreprises. Et bien souvent, ce sont des logiciels assez complexes, dû à la quantité importante de fonctionnalités qu’ils offrent.

Ces applications desktop sont développées généralement pour un accès bureautique, au mieux pour une accessibilité web, mais ne sont souvent pas pensées pour une utilisation mobile.

Ce qui induit naturellement qu’une personne sujette aux déplacements pourra difficilement remplir les informations via son mobile, directement dans l’ERP (ou alors ce sera relativement fastidieux). Cette dernière devra alors, lorsqu’elle est de retour à son bureau ou à son domicile, se replonger dans la situation passée afin de saisir les informations sur l’ERP.

Cette saisie d’informations gourmande en énergie est chronophage, et peut donc d’autant plus être source d’erreurs, tant les informations se perdent et s’évaporent rapidement.

Et si on adaptait l’ERP à la mobilité des utilisateurs en créant une application mobile dédiée à l’ERP ?

La solution à ces problèmes est toute trouvée : créer un ERP adapté à la mobilité des salariés !

Développer un ERP mobile : quels sont les bénéfices ?

Développer un ERP mobile permet comme on l’a dit ci-dessus de s’adapter à la mobilité de plus en plus réelle des collaborateurs… mais pas seulement ! Cela a bien d’autres bénéfices :

• Saisie immédiate des informations : cela améliore la fiabilité de l’information puisqu’on diminue le risque d’erreurs.
• Partage d’information accéléré : selon la synchronisation choisie, le partage d’informations peut se faire en temps quasi-réel, l’information circule plus vite.
• Amélioration de la réactivité des collaborateurs : les collaborateurs reçoivent plus rapidement les informations, et peuvent dès lors prendre les décisions sous-jacentes.
• Gain de temps pour les utilisateurs : fini les prises de note et les doubles saisies !
• La saisie des informations hors connexion : c’est pratique, notamment lorsqu’on se trouve sur des sites clients où le réseau est inaccessible ou lorsqu’on se trouve dans le métro.
• L’envoi de notifications : un canal d’informations très efficace.

Et tout ceci sans oublier la satisfaction des collaborateurs, qui seront heureux de disposer d’un nouvel outil totalement adapté à leurs besoins !

D’ailleurs, en parlant de besoins, que trouve-t-on dans un ERP mobile ?

ERP mobile : quelles applications sont possibles ? Quelles fonctionnalités sont utiles ?

Evidemment, la version mobile ne doit pas être une version responsive de l’ERP desktop mais bien une application à part entière, qui doit être adaptée aux besoins des collaborateurs en mouvement.

En fonction des activités et priorités des entreprises, on peut imaginer plusieurs axes sur lesquels s’appuyer : l’axe RH et l’axe gestion commerciale.

ERP mobile pour optimiser la gestion RH

Votre entreprise a quelques (ou beaucoup) de salariés qui sont mobiles et pour qui le bureau est un meuble et non un terme caractérisant leur lieu de travail ?

On peut facilement imaginer une application avec des fonctionnalités telles que :

• La saisie des temps de travail pour tel ou tel prestataire. Ainsi, le collaborateur peut entrer ses informations au fil de la journée de travail, rendant ainsi l’estimation de travail plus juste et la facturation plus simple et exacte.
• La saisie des congés : cela peut être matérialisé par calendrier avec les jours disponibles ou non. L’employé peut ensuite directement effectuer sa demande de congés. Le RH reçoit ensuite une notification et peut accepter ou non quasi instantanément la demande. On gagne en réactivité.
• Gestion des notes de frais : ainsi, plus de décalage ! Dès qu’une note au restaurant est passée, on peut l’importer directement dans l’ERP, faciliter le traitement et la réactivité pour les remboursements.
• Gestion de planning 

On peut agrémenter tout cela de notifications, gestion de favoris, d’un mode hors ligne, etc. Les possibilités sont vastes !

ERP mobile pour optimiser la gestion commerciale, des devis

Côté vente, les commerciaux sont régulièrement amenés à se déplacer chez leurs prospects ou clients pour décrocher des contrats. L’ERP peut les y aider, grâce notamment aux fonctionnalités suivantes :

• Gestion des prospects : le commercial peut immédiatement après rencontre ou détection d’un prospect potentiel l’ajouter dans la base prospect ( par exemple en événements)
• Consultation des catalogues produits en direct : une demande client spécifique qui conduit à semer un doute sur un produit ? Pas de problème, ils sont désormais tous à portée de main dans votre mobile !
• Consultation et gestion des stocks : un doute sur la disponibilité du produit ? Vous pouvez donner directement à votre client les disponibilités ainsi que les dates de livraison estimées.
• Gestion et création des devis : le commercial peut créer son devis en temps réel, devant le client et peut ainsi lui donner un prix pour une prestation donnée. On limite le risque de fuite du client en limitant ce laps de temps, et on gagne en image !
• Planning de gestion des rendez-vous à venir
• Gestion de clients favoris

On peut également compléter l’application avec des notifications, un mode hors ligne et tout un tas d’autres fonctionnalités pour faire de vos commerciaux de véritables commerciaux connectés, et surtout, pour gagner en rentabilité !

En bref, on peut faire et mettre plein de choses dans un ERP mobile !  C’est ensuite à vous de voir, en fonction de vos besoins métiers, quelles sont les fonctionnalités dont vos collaborateurs ont besoin pour améliorer leur quotidien 😊