Forfait vs Régie : quel engagement choisir pour vos projets IT ?

Un projet IT, comment ça se chiffre ?

Pour commencer, posons les bases ! Avant de plonger dans les définitions des modes d'engagement, intéressons-nous à ce qu'est un projet informatique et comment il se chiffre.

On part du postulat que dans un projet de informatique, une entreprise A souhaite réaliser un projet, une nouvelle application pour gérer ses ventes par exemple. N'ayant pas les équipes nécessaires en interne, cette entreprise va alors rechercher un prestataire IT qui a justement les compétences en développement pour réaliser son projet.

L'entreprise A doit alors formaliser ses idées en créant un cahier des charges pour expliquer au prestataire ce qu'elle veut. Car même si le prestataire peut aider l'entreprise A sur le plan technique, elle n'a bien souvent pas connaissance du métier de l'entreprise, de ses rouages, de son SILe SI désigne le système d'informations d'une organisation. existant, de ses contraintes techniques, etc. Plus le cahier des charges est précis, plus l'estimation du projet le sera !

En informatique, les projets IT se chiffrent en jour/homme, avec différents profils (développeurs, lead tech, chef de projets, UXL'UX signifie "user experience" et définit l'ensemble des éléments permettant l'utilisation du site web de façon optimale., etc.). En gros, les équipes prennent point par point le cahier des charges, et en s'enrichissant des échanges avec l'entreprise A, chiffrent le projet ligne par ligne. Et malheureusement, la complexité de l'informatique fait qu'il y a souvent des zones d'ombre, d'incertitude (à la fois chez le prestataire et chez le client), et cela rend parfois difficile d'obtenir un chiffrage parfaitement juste (notamment sur des grosses applications) ! Pour vous donner une idée, créer un connecteur entre un ERP et une application peut parfois prendre 2 jours de développement, et parfois 20… Autant vous dire que la note n'est pas la même.

Vous allez me dire, oui mais c'est justement le travail des prestataires de bien évaluer les projets ! C'est juste, mais c'est un travail d'équipe :) Bien évaluer les projets demande aussi un effort considérable de l'entreprise A de bien formaliser son besoin, de fournir le bon niveau de détails et d'allouer le temps et les ressources métiers nécessaires en amont de la réalisation du projet. Et ça, tout le monde ne peut pas se permettre de le faire.

Et c'est justement après cette phase d'étude de projet, en fonction de tous les paramètres ci-dessus, que la question du mode d'engagement forfait vs régie se pose !

Forfait VS régie : deux logiques d'engagements différentes

Qu'est-ce qu'un engagement au forfait ?

Un engagement au forfait signifie que votre prestataire s'engage sur un résultat, une date de livraison et un coût fixe ! Par exemple, pour un projet de développement d'application, s'engager au forfait consiste à s'engager sur un périmètre bien défini (les fonctionnalités), un budget et des livrables attendus pour une date précise.

C'est rassurant, surtout quand on veut sécuriser un projet ou que c'est le premier. Mais attention : pour que ça marche, il faut avoir une vision très claire dès le départ du projet, à la ligne près. Si vous choisissez le forfait, on vous conseille notre article sur la meilleure manière de cadrer un projet IT !

Qu'est-ce qu'un engagement régie ?

Un engagement en régie signifie que votre prestataire s'engage sur des moyens ! En d'autres termes, le prestataire met à votre disposition des ressources/compétences de ses équipes, et vous achetez donc du temps. Avec ce mode d'engagement, vous avez une flexibilité assurée et vous ne consommez que ce que vous utilisez.

Lorsque vous n'avez pas une clarté totale sur le projet initial, ou que les besoins évoluent rapidement et qu'il faut ajuster rapidement et souvent les applications, c'est le mode de collaboration idéal !

Pour faire court : la principale différence entre les deux est le mode d'engagement.

• Le forfait est un engagement de résultat
• La régie est un engagement de moyens

Zoom sur le contrat au forfait

Comment ça marche un forfait ?

Dans le cadre d'un contrat au forfait, l'entreprise a donc préalablement fourni un cahier des charges et des explications suffisamment précises pour que le prestataire puisse se projeter sereinement.

Le prestataire chiffre l'entièreté du projet, et s'engage sur un résultat pour un prix fixé avant le début des développements. Lors des premiers ateliers, le cahier des charges est transformé en spécifications techniques, et le client doit les valider. Les développements démarrent ensuite, et aucun changement ou ajustement de périmètre ou de fonctionnalité n'est théoriquement permis. Si jamais en cours de route le client souhaite faire des modifications pour quelconque raison (paramètres nouveaux ou de chargement/adaptions de règles métier), il faudra alors faire de nouvelles réunions pour remettre à plat les besoins, les charges, le planning et faire un avenant au contrat.

A la fin du forfait, le prestataire livre l'application dans les conditions concluent dans le contrat pour que le client puisse le tester (mise en recette). Le client valide ensuite le livrable !

Les responsabilités :

• Le client est responsable du besoin exprimé, et de la validation des spécifications
• Le prestataire est responsable de la qualité technique du livrable, que les fonctionnalités correspondent aux spécifications.
• Le prestataire est responsable du résultat et du planning

Côté facturation, le montant forfaitaire est validé dès le départ du projet, et un acompte et généralement versé au démarrage. Le solde est souvent réglé à la livraison de l'application, et la signature du PV de recette (ou de production).

Les avantages du forfait

Clairement, le principal avantage du forfait, c'est la visibilité ! Vous savez où vous allez, combien ça coûte et dans quels délais. Le prestataire prend en charge le résultat, et vous, vous pouvez vous concentrer sur la gouvernance globale.

Les limites du forfait

Ce confort de visibilité demande un effort conséquent en amont du projet ! Cahier des charges béton obligatoire, sinon attention aux malentendus... Et si le périmètre change en cours de route ? Là, ça devient compliqué : il faut renégocier, potentiellement ajouter un forfait supplémentaire, et donc ralentir.

Bref, le forfait est idéal pour un projet cadré, mais beaucoup moins pour un environnement mouvant !

Zoom sur la régie

Comment ça marche un contrat régie ?

Le développement en régie consiste à acquérir du temps, compétences et capacité de production, et à n'être facturé qu'au temps passé. Pour faire simple, vous achetez du temps d'un certain nombre de profils sur une période donnée, et vous avancez au fil de l'eau dans les développements en leur donnant du travail, des idées petit à petit !

Ce type de prestation est souvent privilégié dans le cas où vous souhaitez une grande flexibilité sur les missions et la road map du projet : c'est le cas notamment dans les contextes très agiles.

Ce mode est particulièrement intéressant quand l'objectif de l'application est déjà défini, mais que toutes les spécifications de celui-ci ne sont pas encore claires. Il est ainsi possible d'avancer progressivement une partie du projet et continuer de spécifier les parties manquantes en parallèle.

Les livraisons se font au fil de l'eau, et l'application se construit et évolue en même temps que l'entreprise, et colle plus rapidement aux besoins mouvants.

Les responsabilités :

• La gouvernance du projet est réalisée par le client, qui garde la main sur les priorités, le pilotage et arbitrage du projet.
• Le prestataire est responsable de la qualité technique du livrable, et que les fonctionnalités correspondent aux spécifications. Sur ce type de prestation, un planning est tout de même défini sur chaque feature validé et donc un suivi est aussi réalisé

Côté facturation, vous payez par mois uniquement ce que vous consommez, au temps réel passé sur le projet !

Avantages de la régie

Ici, vous gagnez en réactivité ! Vous pouvez faire évoluer le périmètre en temps réel et intégrer rapidement de nouvelles compétences dans vos équipes... C'est clairement le modèle de la flexibilité, idéal pour les projets évolutifs avec des éléments incertains !

Limites de la régie

Soyons honnêtes : cette souplesse a un prix, celui de la confiance ! Comme le budget est moins prévisible et dépend directement du temps consommé, vous avez plutôt intérêt à avoir un bon prestataire. Et au delà de ça, la réussite repose sur l'implication de votre équipe au qutodien ! Car, si vous n'avez pas mis cette fois-ci beaucoup d'ffeort sur la partie amont du projet, vous devez ici piloter régulièrement le prestataire au risque de voir les coûts grimper sans réelle maîtrise.

Régie vs Forfait : comment trancher quand on est DSI ?

Maintenant que vous avez un peu plus d'informations, c'est à vous de trancher ! Et honnêtement, régie vs forfait, il n'y a pas de bon ou de mauvais mode d'engagement. Ca dépend surtout de votre contexte, de votre projet et de ce que vous êtes capables de faire avec vos équipes.

Pour résumer :

• Projet ponctuel, périmètre bien défini, besoin de sécuriser un budget : le forfait est votre allié.
• Besoins qui évoluent, volonté de rester agile et capacité à piloter en interne : la régie s'impose naturellement.

Autre facteur clé : votre gouvernance. Si vos équipes sont limitées et que vous manquez de temps pour encadrer, mieux vaut passer sur du forfait. Si au contraire vous avez une équipe expérimentée, capable de tirer le meilleur d'une collaboration au quotidien, la régie peut devenir un levier puissant.

Après, pour les plus indécis, il peut aussi exister des modèles d'engagement hybrides moins strictes que nous affectionnons particulièrement chez AXOPEN.

Un autre modèle d'engagement hybride

On peut parfois penser que les modèles d'engagement forfait ou régie sont trop strictes à l'échelle d'un projet, et pas toujours faciles à manoeuvrer. Aussi, il y a d'autres modes de fonctionnements à la fois souples et rassurants qui se sont créés pour à la fois répondre au besoin de visibilité des décideurs, et d'agilité des métiers.

Certains appelleront ça régie forfaitée ou mini forfaits, et je n'ai pas le terme exact, mais le principe est le suivant : cadrer un projet dans les grandes lignes, le découper en lots ou sprints courts et forfaités qui se construisent au fil de l'eau.

Dans la pratique, le projet est estimé au démarrage (il fera entre 100 et 120k par exemple) et les fondations sont ancrées pour se donner un cap. Ensuite, des lots sont imaginés, et cadrés proprement les uns après les autres. Une fois les spécifications du premier lot faites, le prestataire s'engage sur la réalisation au forfait de ce lot. Cela permet de trouver un juste milieu entre visibilité, engagement et flexibilité.

Pour que ce type d'engagement fonctionne, il faut avoir une gouvernance commune entre client et prestataire, et des comités de pilotage réguliers ! Avec la bonne implication des équipes, c'est un mode de fonctionnement qui est très vertueux et qu'on apprécie particulièrement chez nous !

S'engager pour un projet IT : la seule bonne réponse, c'est la vôtre !

Forfait, régie ou autre mode de fonctionnement hybride, il n'y a pas de réponse universelle. La bonne option, c'est celle qui correspond à vos enjeux IT, à vos ressources internes et à la manière dont vous voulez piloter vos projets. Et à nos yeux, ce qui est primordial c'est surtout d'avoir un prestataire IT qui se place comme un partenaire de confiance, capable de vous conseiller dans votre engagement et de s'adapter à votre réalité, pas l'inverse. Et on le sait, choisir un prestataire IT de confiance et le gérer dans la durée, c'est pas simple ! Un de nos amis DSILa DSI est la direction des systèmes d'informations d'une organisation. a justement fait son retour d'expérience sur le sujet, et nous a partagé ses conseils pour bien choisir, c'est par ici si ça vous intéresse !