Applications web métier : la fin de l'outil Excel a-t-elle sonné ?

L’histoire commence souvent comme ça : une personne à l’aise en informatique repère un besoin dans l’entreprise et créé son propre outil dans Excel. Tout le monde dans le service est impressionné et y adhère !

L’outil devient un élément fondamental du SILe SI désigne le système d'informations d'une organisation. et se développe en même temps que l’entreprise.

Sauf que quelques années plus tard, la personne n’est plus là et l’outil est devenu essentiel au fonctionnement de l’entreprise mais il n’est plus maintenu, il est impossible à faire évoluer et les données ne sont pas partagées !

L’outil Excel devient un poids mort, alors comment s’en sortir ?

Doit-on obligatoirement passer par une application web et comment s’y prendre ?

Tentons de répondre à cette question mais d’abord, revenons un peu en arrière !

Mais pourquoi a-t-on autant d’Excel dans les entreprises ?

L’histoire des outils de bureautique démarre avec l’avènement de l’ordinateur personnel.

Côté entreprise, ces outils se déploient tout autant.

Word sert de bloc notes et de traitement de texte, et Excel devient rapidement la boite à outil des différents services. C’est la porte d’entrée vers l’informatisation et pour cause : Excel est facile d’accès, souple et adaptable à toutes les situations.

Outil polymorphe, il peut être utilisé en tant que :

• Base de données
• Masque de saisie
• Calculateur
• Logiciel
• Outil de reporting
• Etc.

Pour les entreprises, c’est le Graal car toutes ont besoin de gérer et de manipuler facilement tout un ensemble de données hétérogènes ; factures, devis, adresses, rapport et de produire des tableaux de bord. Directement pris en charge par l’utilisateur, le traitement de la donnée est fluidifié !

Les limites d’Excel

L’outil a bien évolué depuis ! Aujourd’hui, on peut avoir des fichiers partagés avec de la modification en temps réel entre plusieurs personnes.

Toutefois les problématiques d’accès et de versions sont encore bien présentes.

Mutualisation et sauvegarde

Attention notamment à la double saisie, perte de temps et risque d’erreur par excellence !

Excel pose aussi des problématiques de sauvegarde et de mutualisation des informations.

Exemple : l’envoi des fichiers avec des versions différentes et des données qui ne sont pas les mêmes. Est-ce que les dernières mises à jour sont bien dans mon fichier ?

Limite de puissance

Dans les entreprises, on rencontre aussi des limites de puissance et de taille qui peuvent devenir critiques quand l’Excel est trop volumineux ou trop complexe. N’étant prévu pour ce type d’usage, il peut être compliqué et relativement long d’obtenir un résultat qu’une simple requête sur un système de gestion de base de données (SGBD) fournirait instantanément.

Maintenance et interconnexion complexe

Il reste compliqué d’interconnecter Excel avec d’autres systèmes, surtout pour gérer des données spécifiques avec une structuration en écart avec le reste du SI.

Enfin, sans documentation, sans historique et sans être expert du domaine, l’outil Excel est très compliqué à maintenir sauf pour celui qui l’a créé.

À quel moment faut-il passer à une application métier ?

Loin de nous l’idée de faire le procès d’Excel car dans de nombreux cas, son usage est suffisant.

Pour les entreprises, l’enjeu est le suivant : trouver la limite d’Excel pour l’usage qu’on en fait et identifier le risque en cas de dysfonctionnement.

Le déclencheur du changement est souvent un cas bloquant : limite de puissance, évolution impossible, interconnexion, etc.

Alors comment s’y prendre pour passer d’un Excel à une app ?

Le point de départ : partir des utilisateurs pour comprendre les vrais usages

On l’a vu, on peut faire beaucoup de choses avec Excel et c’est l’occasion de nettoyer les choses inutiles ou obsolètes.

L’objectif n’est pas de faire un copié / collé ! De la même manière, les formules Excel ne sont pas transférables à une application web, et ne pourront pas faire office de spécifications. Il faudra repenser les choses.

Le mot est fort, mais il faut faire un travail de deuil de l’ancien outil pour ne pas créer de frustration.

Le développement informatique ne permettra pas de reproduire la souplesse d’Excel.

Nos conseils pour passer d'un Excel à une application web métier

La transition peut être très douloureuse.

Les fonctionnalités seront là mais l’ergonomie et l’usage ne seront pas les mêmes.

Un des enjeux fondamental : accompagner le changement pour obtenir l’adhésion et former par la suite, mettre l’accent sur les nouveautés et ce qui simplifie la vie !

Vous l’aurez compris, passer d’un Excel à une application web n’est pas si simple et demande un vrai cadrage. Vous êtes en réflexion sur vos outils métier. Le mieux est de nous contacter pour en parler !