Digitalisation de processus métiers : guide complet

Digitaliser ses process métiers : quels bénéfices pour l'entreprise ?

Si vous êtes déjà convaincus par la digitalisation, n'hésitez pas à descendre directement aux conseils quelques paragraphes plus bas ! Sinon, vous vous demandez peut-être à quoi sert de digitaliser ses process, et quels avantages on peut réellement en tirer. Quelle que soit la taille de votre structure (PME, ETI, grand compte), vous êtes unique, et c'est justement vos spécificités qui font votre valeur ! Capitaliser sur la valeur de vos process permet non seulement de sécuriser votre entreprise dans le temps, mais aussi :

• D'être plus compétitif sur vos marchés ;
• D'améliorer votre productivité et d'être plus efficace ;
• D'automatiser certaines tâches répétitives ;
• D'améliorer la qualité de vos données (éviter les erreurs de saisies, par exemple) ;
• De sécuriser les process et ne pas être bloqué au moindre aléa (palier à l'absence ou au départ d'une personne par exemple) ;
• D'obtenir plus facilement des statistiques et KPIs .

Digitaliser ses process métiers : quels gains pour vos clients ?

Les bénéfices de la digitalisation de vos process métiers ne se limites pas à l'interne. Vous apportez également plus de valeur à vos clients ! Vous pouvez pas exemple :

• Améliorer la transparence sur le suivi de leurs dossiers, commandes, etc. notamment via le développement d'extranet client, et ainsi, les autonomiser
• Leur apporter de nouveaux services web (des innovations que vos concurrents n'apportent pas)
• Vous adapter plus rapidement à leurs nouvelles attentes !

A l'heure actuelle, les opportunités de la digitalisation des process métiers sont nombreuses. Selon nous, toute entreprise doit se pencher sur le sujet pour garder un bon ratio efficacité / productivité / visibilité, et pouvoir monter en puissance dans le développement de son business et de son entreprise. Mais par où commencer ?

Les étapes clefs de la digitalisation de vos processus métiers

#1 : Cartographier les process existants

Avant de se lancer, on recommande toujours d'avoir une vision globale de l'existant ! Pour cela, prenez un moment avec les responsables de vos différents services pour cartographier les process métiers en place, vous y verrez tout de suite plus clair.

#2 : Identifier les process métier à digitaliser et les prioriser

Une fois la cartographie réalisée, vous pouvez clairement identifier les process métiers qui posent soucis, qui sont à risque ou qui nécessitent d'être digitalisés. On vous recommande ici de faire un REX sur les process actuels identifiés :

• Challenger les process pour évaluer leur cohérence : chaque process métier doit avoir une raison de vivre, et d'être exécuté comme il l'est, il faut bannir à tout prix les "on fait comme ça parce que on a toujours fait comme ça" :)
• Définir les termes précisément : parfois, on se rend compte qu'entre les services, les termes n'ont pas la même signification et donc, on ne parle pas de la même chose. Par exemple, la notion de client peut ne pas être la même entre l'équipe commerciale, et l'équipe production. C'est important d'aligner tout le monde !

#3 : Définir les objectifs de la digitalisation d'un process métier

Pour chaque process métier à digitaliser, mettez-vous des objectifs et une raison de le faire pour vous guider. Cela peut être pour réduire les coûts, automatiser, améliorer la qualité des données, le reporting, améliorer l'expérience des collaborateurs, des clients, sécuriser les données, etc. Quoi que ce soit, il vous faut un cap !

#4 : Imaginer la digitalisation du process métier

Une fois que les grandes lignes sont posées, vous pouvez vous pencher plus précisément sur le process métier cible ! Après avoir identifié ses points forts, points de frictions, les actions les plus longues, les manques sur le process, et les irritants dans le détails, on vous recommande de passer par des schémas pour mettre en avant :

• Les saisies de données
• Les flux
• Les documents et leurs modifications
• Les parties prenantes aux process
• Etc.

#5 : Concrétiser la digitalisation !

Maintenant que vous avez votre feuille de route et que vous savez précisément ce que vous voulez, lancez-vous ! Pour concrétiser le projet, il vous faudra :

• Choisir un outil adapté : développer une application sur-mesure, ou se doter d'un logiciel du marché
• Mettre en place l'outil et le nouveau process : pour cela, formez et impliquez vos collaborateurs car le succès de tout cela dépend en partie de leur adhésion
• Mesurer les résultats et ajuster continuellement les process

Les erreurs à éviter dans la digitalisation des process métiers

Cela fait plus de 15 ans que nous accompagnons nos clients dans la digitalisation de processus métiers, et l'erreur que nous croisons le plus souvent est de considérer cette digitalisation comme un simple changement qui consisterait à passer du papier à un outil informatique ! On vous conseille de ne pas minimiser la digitalisation, c'est un véritable projet, qui incombe bien souvent pas mal de choses !

Sinon, voici un petit cocktail des erreurs identifiées avec quelques conseils pour y palier.

Se concentrer sur le choix du logiciel ou technologique, plus que sur le besoin réel

Tout est dans le titre :) Le choix du logiciel ou des technologies est vraiment à placer en second plan, ce qui compte surtout c'est de bien définir le besoin.

Ne pas avoir de vision stratégique

Non, on ne fait pas de la digitalisation juste pour suivre les autres (exemple : je vais intégrer de l'IA sans réfléchir dans mon process parce que c'est la trend du moment). C'est important d'avoir une feuille de route, une vision stratégique, puis de la décliner en objectifs plus petits pour avancer dans l'opérationnel.

Ne pas se préoccuper de la qualité des données

Plus l'historique est important, plus il est nécessaire de faire un gros travail de nettoyage des données ! Pour que tout fonctionne bien, soit propre, structuré et exploitable en KPI, ne faites pas l'impasse sur la re-qualification des données.

Tout faire d'un coup

Les répercussions d'un changement de process métier peuvent être très importantes ! On vous recommande de ne pas faire de rupture, mais plutôt de faire les changements progressivement, pour favoriser là encore l'adoption des collaborateurs.

Intégrer les bons acteurs

Parfois, les acteurs qui définissent le process et les outils ne sont pas ceux qui les utilisent. Assurez-vous d'intégrer des utilisateurs clés dans la co-construction de la solution, pour qu'elle corresponde davantage aux besoins réels, et qu'elle soit mieux adoptée.

Négliger la gestion du changement

Il est parfois compliqué d'instaurer une nouvelle façon de faire, et vous pouvez avoir des acteurs récalcitrants. Prenez du temps à accompagner, former et communiquer auprès des parties prenantes.

Ne pas faire de REX 

On l'a vu, bien digitaliser un process métier, ça prend du temps et de l'énergie ! C'est bien beau, mais qu'est-ce que ça rapporte ? Justement, prenez du temps pour analyser les résultats, et les optimiser au fur et à mesure !

Prêts à digitaliser vos process métier ?

Si vous en avez le besoin, AXOPEN peut vous aider dans la digitalisation de vos processus métier, que ce soit dans :

• Conseil en choix de technologies
• Développement d'application web
• Maintenance d'applications