Comment changer de prestataire informatique ?

Changer de prestataire informatique peut sembler intimidant, voire risqué. Pourtant, bien préparé, ce changement peut être l'occasion d'améliorer votre infrastructure, de rationaliser vos coûts ou de retrouver une qualité de service à la hauteur de vos attentes. Voici les étapes à suivre pour réussir cette transition.

Ne pas se précipiter : préparer la transition en amont

Le premier conseil, sans doute le plus important, est de ne pas agir dans la précipitation. Rompre brutalement avec un prestataire informatique peut certes soulager sur le moment, surtout si la relation est tendue, mais cela complique souvent inutilement la suite. Gardez en tête qu'une période de cohabitation entre l'ancien et le nouveau prestataire IT est généralement inévitable, ne serait-ce que pour garantir la continuité du service.

L'informatique est un domaine complexe : systèmes, historiques, développements spécifiques, configurations particulières… Très peu d'environnements sont standardisés au point de permettre une reprise sans phase de transition.

Prenez donc le temps de planifier, d'organiser, de sécuriser chaque étape. Cela vous évitera bien des soucis par la suite.

Faire un état des lieux détaillé

Avant toute chose, il est essentiel de faire un inventaire précis du périmètre confié à votre prestataire informatique actuel. Et attention : ce périmètre est souvent plus large que ce que vous avez en tête. Il ne se limite pas à quelques interventions visibles.

Posez-vous les bonnes questions :

• Quels sont les services exacts pris en charge (maintenance, hébergement, sécurité, support utilisateur, sauvegardes…) ?
• À quelle fréquence intervient-il ? Sur quels outils ?
• Quels sont les processus automatisés ou manuels en place ?

Prenez aussi le temps d'interroger vos équipes, notamment les utilisateurs finaux et les responsables métiers : ils ont souvent une vision très concrète de ce que fait réellement le prestataire IT.

Une fois cet état des lieux réalisé, vous disposerez d'une base solide pour rédiger un nouveau cahier des charges ou, au minimum, cadrer précisément ce que vous attendez du prochain partenaire.

Vérifier les obligations contractuelles

Avant d'envisager une sortie, relisez attentivement le contrat qui vous lie à votre prestataire actuel. Certaines clauses peuvent imposer :

• un préavis de plusieurs mois ;
• des conditions spécifiques de restitution des données ou des outils ;
• des modalités de transfert de compétences.

Ne négligez pas cet aspect, car il peut impacter significativement votre calendrier de transition. Et en cas de doute, n'hésitez pas à faire appel à un juriste ou à votre service achats : un regard extérieur peut éviter des erreurs coûteuses.

Réaliser un audit externe et objectif

Un audit technique réalisé par un tiers est une étape fortement recommandée. Il vous permettra d'obtenir :

• un diagnostic objectif de l'état de votre système d'information ;
• un avis technique indépendant sur le travail effectué ;
• une liste des points à surveiller ou à améliorer.

Cet audit technique est particulièrement utile s'il y a eu des tensions avec le prestataire actuel, car il permet de sortir de l'émotionnel pour revenir aux faits. L'objectif n'est pas de chercher des responsabilités, mais bien de préparer au mieux la suite, en identifiant les risques et les dépendances critiques.

S'assurer de la réversibilité : avoir les accès, les sources et la documentation

Avant de changer de prestataire informatique, il faut s'assurer que vous avez toutes les clés en main pour continuer sans dépendance excessive. Cela inclut :

• les codes sources des applications développées ;
• les accès aux serveurs, aux bases de données, aux services cloud ;
• les identifiants d'administration (et non des comptes secondaires !) ;
• la documentation technique et fonctionnelle.

C'est souvent à cette étape qu'on découvre des zones d'ombre : accès manquants, dépendances non documentées, logiciels propriétaires verrouillés… D'où l'importance de ne pas négliger ce point.

Si vous avez réalisé un audit sérieux, vous devriez avoir une vue claire des éléments à récupérer.

Organiser une vraie phase de transition

Le changement de prestataire informatique ne doit pas se faire en une nuit. Organisez une phase de transition structurée, où les deux prestataires peuvent coexister pendant un temps défini. Cette phase permet :

• un transfert de connaissances progressif ;
• un passage de relais en douceur ;
• la mise en place de tests pour s'assurer que tout fonctionne.

Idéalement, définissez ensemble (et par écrit) les rôles de chacun pendant cette période. Qui est responsable en cas de panne ? Qui assure le support utilisateur ? Qui gère la supervision ? Ces questions doivent être clarifiées à l'avance.

N'hésitez pas à organiser des points réguliers entre les deux prestataires, et à inclure votre DSILa DSI est la direction des systèmes d'informations d'une organisation. ou votre direction métier dans la boucle.

Changer de prestataire informatique : un projet en soi !

Changer de prestataire informatique est un projet en soi. Il ne s'agit pas simplement de signer un nouveau contrat de prestations de services informatiques, mais bien de gérer une véritable opération de transition, qui peut durer plusieurs semaines, voire plusieurs mois selon la complexité de votre SI.

Mais bien préparé, ce changement peut devenir une opportunité stratégique pour :

• moderniser vos outils,
• revoir vos pratiques,
• renforcer la qualité de service.

Alors prenez le temps de faire les choses dans l'ordre, impliquez les bonnes parties prenantes, et n'hésitez pas à vous faire accompagner si nécessaire !